Privacyverklaring Dutchify Telefoon
Dutchify Telefoon is een dienst van Dutchify, een handelsnaam van Consultancy Overbeek (eenmanszaak van R. Overbeek), Schoolwerf 95, 1354 JJ Almere (KvK 87700824). In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en welke rechten je hebt.
Vragen of een verzoek? Mail naar info@dutchify.ai of bel 085 130 3883.
1. Twee rollen
Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die we voor onszelf verwerken: van bezoekers van deze website, van mensen die zich aanmelden of een kennismaking aanvragen, van klanten (contact- en factuurgegevens) en van gebruikers van het portaal (om in te loggen).
Wij zijn verwerker voor gegevens die we voor onze klanten verwerken: als je een bedrijf belt dat Dutchify Telefoon gebruikt, bepaalt dat bedrijf wat er met je gesprek, nummer of voicemail gebeurt. Wil je weten hoe dat bedrijf met je gegevens omgaat of wil je je rechten uitoefenen, neem dan contact op met dat bedrijf. Krijgen wij je verzoek, dan sturen we het door.
2. Welke gegevens, waarom en hoe lang
| Wanneer | Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|
| Je bezoekt de website | IP-adres en technische gegevens in serverlogs | de website veilig en werkend houden | gerechtvaardigd belang | maximaal 30 dagen |
| Je vraagt een kennismaking aan | naam, bedrijf, e-mail, telefoon, bericht | contact met je opnemen | gerechtvaardigd belang / precontractueel | 12 maanden na het laatste contact |
| Je meldt je aan | bedrijfsnaam, KvK-nummer, vestigingsadres, naam contactpersoon, e-mail, factuur-e-mail | account aanmaken, overeenkomst sluiten | uitvoering overeenkomst | onvoltooide aanmelding: 30 dagen |
| Je bent klant | contact- en adresgegevens, KvK- en btw-nummer, gekozen pakket, verbruik, facturen | dienst leveren, factureren, administratie | uitvoering overeenkomst; wettelijke plicht | administratie 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Je vraagt een telefoonnummer aan | bedrijfsgegevens en documenten zoals KvK-uittreksel, adresbewijs, identiteitsbewijs van een bevoegd persoon | identiteit en adres vaststellen, verplicht voor het uitgeven van nummers | wettelijke plicht (telecomregels) | documenten bewaren we niet zelf: ze gaan direct naar de telecomprovider, die ze bewaart zolang het nummer actief is; de ingevulde gegevens bewaren we zolang je klant bent (afgewezen aanvragen 12 maanden) |
| Je logt in op het portaal | e-mailadres, inlogmomenten, acties in het portaal (auditlog) | veilig inloggen, verantwoording, misbruik voorkomen | gerechtvaardigd belang | auditlog 12 maanden |
| Je neemt contact op met support | wat je ons vertelt | je helpen | gerechtvaardigd belang | zolang nodig voor je vraag, maximaal 24 maanden |
We verwerken deze gegevens niet voor profilering of geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen. We verkopen geen gegevens.
Een identiteitsbewijs vragen we alleen als het voor de nummeraanvraag verplicht is. Maak het BSN en de pasfoto onleesbaar als dat mag; we vragen het je dan in de aanvraag.
3. Bellers van onze klanten
Bel je een bedrijf dat Dutchify Telefoon gebruikt, dan verwerken wij voor dat bedrijf: je telefoonnummer, het tijdstip en de duur van het gesprek, je keuze in het menu en, als je die achterlaat, je voicemail. Heeft het bedrijf gespreksopname, transcriptie of een AI-assistent aangezet, dan hoor je dat aan het begin van het gesprek. Voicemails, opnames en transcripties worden na 90 dagen verwijderd; van gesprekken wordt na 90 dagen je telefoonnummer verwijderd, zodat alleen anonieme cijfers overblijven. Verkeersgegevens gebruiken we alleen voor het afhandelen van het gesprek, de facturatie en de beveiliging van de dienst, zoals de Telecommunicatiewet voorschrijft.
4. Met wie delen we gegevens
We werken met zorgvuldig gekozen dienstverleners voor telefonie, spraaktechnologie, e-mailverzending, hosting en boekhouding. Met elke partij die namens ons persoonsgegevens verwerkt, hebben we een verwerkersovereenkomst. Dit zijn:
| Partij | Waarvoor | Vestiging |
|---|---|---|
| Telnyx LLC | telefoonnummers, gesprekken, opnames en voicemail | Verenigde Staten |
| ElevenLabs Inc. | stemmen van begroetingen, transcriptie en de AI-assistent | Verenigde Staten |
| Resend Inc. | verzenden van e-mails en inloglinks | Verenigde Staten |
| Cloudflare Inc. | hosting van website, portaal, database en opslag | Verenigde Staten (opslag in West-Europa) |
| Moneybird B.V. | facturatie en boekhouding | Nederland |
Daarnaast delen we gegevens alleen als de wet dat verplicht, bijvoorbeeld met de telecomprovider voor de uitgifte van nummers, of met een bevoegde instantie die dat op grond van de wet vordert.
5. Buiten Europa
Een deel van onze dienstverleners is gevestigd in de Verenigde Staten. Gegevens gaan daar alleen naartoe met de waarborgen uit de AVG: een adequaatheidsbesluit (EU-US Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar nodig. Waar we kunnen, kiezen we voor opslag in de EU.
6. Beveiliging
We beveiligen gegevens met onder meer versleutelde verbindingen, inloggen zonder wachtwoord via een eenmalige link, strikte scheiding tussen klanten, beperkte toegang voor medewerkers met vastlegging in een auditlog, en automatische verwijdering na de bewaartermijn. Vermoed je een beveiligingsprobleem, mail dan naar info@dutchify.ai.
7. Je rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar. Stuur je verzoek naar info@dutchify.ai. We reageren binnen een maand en kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen (zonder kopie van je identiteitsbewijs als het anders kan).
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). We horen het natuurlijk graag eerst zelf.
8. Cookies
Zie de cookieverklaring. Kort: we gebruiken alleen cookies die nodig zijn om in te loggen; geen tracking- of advertentiecookies.
9. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze dienst of de wet verandert. De datum hieronder laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde. Bij belangrijke wijzigingen informeren we klanten per e-mail.
Laatst bijgewerkt: 9 oktober 2026