Algemene voorwaarden Dutchify Telefoon

Artikel 1 – Wie wij zijn

1.1 Deze voorwaarden zijn van Consultancy Overbeek, een eenmanszaak van R. Overbeek, handelend onder de naam Dutchify, gevestigd aan Schoolwerf 95, 1354 JJ Almere, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 87700824, btw-nummer NL004461244B87 ("Dutchify", "wij"). Contact: info@dutchify.ai, 085 130 3883.

1.2 Dutchify Telefoon is de dienst van Dutchify voor zakelijke telefonie: een zakelijk telefoonnummer met belstroom (begroeting, openingstijden, keuzemenu, doorschakelen, voicemail en, afhankelijk van het pakket, wachtrij, uitgaand bellen, gespreksopname, transcriptie en een AI-assistent), beheerd via het portaal op telefoon.dutchify.ai (de "Dienst").

Artikel 2 – Definities

• Klant: de onderneming, organisatie of zelfstandige die met Dutchify een Overeenkomst sluit. De Dienst is alleen voor zakelijk gebruik; consumenten kunnen geen Klant worden.
• Overeenkomst: de afspraak tussen Klant en Dutchify over de Dienst, bestaande uit de aanmelding of offerte, het gekozen pakket, deze voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst.
• Gebruiker: een persoon die namens de Klant toegang heeft tot het portaal.
• Beller: iemand die het nummer van de Klant belt of door de Klant wordt gebeld.
• Nummer: een telefoonnummer dat Dutchify aan de Klant ter beschikking stelt.
• Pakket: Basis, Groei, Compleet of AI-assistent, met de functies, minutenbundel en prijzen zoals op telefoon.dutchify.ai/prijzen op het moment van aanmelden.
• Verwerkersovereenkomst: de afspraken over persoonsgegevens die Dutchify voor de Klant verwerkt (bijlage bij deze voorwaarden).

Artikel 3 – Toepasselijkheid

3.1 Deze voorwaarden gelden voor elke aanmelding, offerte en Overeenkomst voor de Dienst.

3.2 Algemene voorwaarden van de Klant gelden niet, ook niet als de Klant ernaar verwijst.

3.3 Voor de websitediensten van Dutchify (webbureau) gelden de algemene voorwaarden op dutchify.ai. Deze voorwaarden gaan alleen over de Dienst.

3.4 Is een bepaling nietig of vernietigd, dan blijven de andere bepalingen gelden. Partijen vervangen die bepaling dan door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

Artikel 4 – Aanmelden en totstandkoming

4.1 De Overeenkomst komt tot stand als de Klant zich aanmeldt en het e-mailadres bevestigt, of als Dutchify een aanvraag of offerte schriftelijk (ook per e-mail) bevestigt.

4.2 De Klant geeft bij het aanmelden juiste en volledige gegevens op (bedrijfsnaam, KvK-nummer, vestigingsadres, contactpersoon, e-mailadres) en houdt die actueel.

4.3 Dutchify mag een aanmelding weigeren of beëindigen, onder meer als gegevens onjuist zijn, als de Klant geen onderneming is of als er een redelijk vermoeden van misbruik of fraude is.

Artikel 5 – De Dienst

5.1 Dutchify levert de Dienst zoals beschreven bij het gekozen Pakket. Dutchify mag de Dienst technisch en functioneel verbeteren. Een wijziging die een functie uit het Pakket van de Klant wezenlijk beperkt, meldt Dutchify ten minste één kalendermaand vooraf.

5.2 Dutchify zet zich in om de Dienst goed bereikbaar en beschikbaar te houden (inspanningsverplichting). Dutchify garandeert geen ononderbroken of foutloze werking. Telefonie hangt af van netwerken en diensten van derden (telecomproviders, internet- en infrastructuurleveranciers) waar Dutchify geen invloed op heeft.

5.3 Dutchify mag de Dienst tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud, beveiliging of storingen. Gepland onderhoud doet Dutchify zo veel mogelijk buiten werktijden.

5.4 Geen noodnummerdienst. De Dienst is geen vervanging van een gewone telefoonaansluiting voor noodgevallen. Via de Dienst kan niet naar 112 of andere noodnummers worden gebeld, en de locatie van een beller wordt niet aan hulpdiensten doorgegeven. Bel bij nood altijd 112 via een gewone telefoon of mobiel.

5.5 Doorschakelen en uitgaand bellen kan alleen naar Nederlandse vaste, mobiele (06) en 085/088-nummers. Betaalnummers (090x), informatienummers, internationale bestemmingen en noodnummers zijn uitgesloten. Dutchify mag limieten instellen op het aantal gesprekken (bijvoorbeeld per uur of per dag) om misbruik en hoge kosten te voorkomen.

Artikel 6 – Nummers

6.1 Een Nummer blijft eigendom van Dutchify en haar leverancier; de Klant krijgt een gebruiksrecht voor de duur van de Overeenkomst. Nummers worden uitgegeven volgens het Nummerplan en de regels van de Autoriteit Consument & Markt (ACM).

6.2 Voor een nummer met een netnummer moet de Klant een vestigingsadres hebben in dat netnummergebied. Telecomregels verplichten Dutchify en haar leverancier de identiteit en het adres van de gebruiker van een nummer vast te stellen. De Klant levert daarvoor de gevraagde bedrijfsgegevens en documenten (zoals een uittreksel van de Kamer van Koophandel, een adresbewijs en een identiteitsbewijs van een bevoegd persoon) juist en tijdig aan. Een nummer wordt pas geleverd als de leverancier deze gegevens heeft goedgekeurd.

6.3 Dutchify zegt geen levertijd toe voor een nummer; die hangt af van de beoordeling door de leverancier.

6.4 Een bestaand nummer meenemen naar Dutchify (inporteren) bieden wij op dit moment niet aan. Wil de Klant een Nummer bij het einde van de Overeenkomst meenemen naar een andere aanbieder (uitporteren), dan werkt Dutchify daaraan mee volgens de wettelijke regels voor nummerbehoud. De Klant vraagt dat aan bij de nieuwe aanbieder, vóór de einddatum.

6.5 Na het einde van de Overeenkomst wordt het Nummer afgesloten en kan het na een wettelijke of door de leverancier gestelde quarantaineperiode aan een ander worden uitgegeven.

Artikel 7 – Gebruik door de Klant

7.1 De Klant gebruikt de Dienst zorgvuldig, voor rechtmatige zakelijke doeleinden en volgens de wet. Het is in elk geval niet toegestaan om:

• ongevraagde commerciële of geautomatiseerde gesprekken te voeren in strijd met de wet (zoals de Telecommunicatiewet en de regels voor telemarketing);
• een nummer te tonen of te gebruiken waartoe de Klant niet gerechtigd is (spoofing);
• de Dienst te gebruiken voor fraude, oplichting, intimidatie, bedreiging of het verspreiden van onrechtmatige inhoud;
• verkeer kunstmatig op te wekken (zoals traffic pumping) of de Dienst door te verkopen zonder schriftelijke toestemming;
• de beveiliging van de Dienst te omzeilen of te testen zonder toestemming.

7.2 De Klant is verantwoordelijk voor wat er via de Dienst onder zijn Nummer gebeurt, voor de instellingen (zoals doorschakelnummers, meldingen en openingstijden) en voor de Gebruikers die hij toegang geeft. De Klant houdt de inloggegevens (de mailbox waarmee wordt ingelogd) veilig en meldt misbruik direct.

7.3 Gespreksopname en transcriptie. Zet de Klant gespreksopname of transcriptie aan, dan is de Klant ervoor verantwoordelijk dat dit rechtmatig gebeurt: met een geldige grondslag, een vooraf afgespeelde melding aan de Beller (de Dienst speelt standaard "Dit gesprek kan worden opgenomen" af) en een duidelijke vermelding in de privacyverklaring van de Klant.

7.4 AI-assistent. De AI-assistent beantwoordt gesprekken automatisch op basis van de informatie die de Klant aanlevert. De Klant controleert die informatie, informeert Bellers dat zij met een AI-assistent spreken en gebruikt de assistent niet voor beslissingen met rechtsgevolgen voor Bellers. Antwoorden van de assistent kunnen onjuist zijn; de Klant blijft verantwoordelijk voor de afspraken met zijn Bellers.

7.5 Handelt de Klant in strijd met dit artikel, of is daar een redelijk vermoeden van, dan mag Dutchify de Dienst (gedeeltelijk) blokkeren of opschorten, zo mogelijk na een waarschuwing. De Klant vrijwaart Dutchify voor aanspraken van derden en voor boetes en kosten die daaruit voortvloeien.

Artikel 8 – Prijzen en betaling

8.1 De prijzen staan op telefoon.dutchify.ai/prijzen of in de offerte en zijn exclusief btw. Het abonnementsbedrag geldt per kalendermaand. Begint de Dienst in de loop van een maand, dan rekent Dutchify voor die eerste maand de vaste maandbedragen naar rato van het aantal dagen vanaf de startdatum; de minutenbundel geldt dan wel volledig.

8.2 Minuten boven de minutenbundel van het Pakket, extra nummers en opties (zoals transcriptie) rekent Dutchify af tegen de geldende tarieven. Niet gebruikte bundelminuten vervallen aan het einde van de maand.

8.3 Dutchify factureert maandelijks achteraf. De betaaltermijn is 14 dagen na factuurdatum. Facturen staan ook in het portaal.

8.4 Betaalt de Klant niet op tijd, dan stuurt Dutchify een herinnering. Blijft betaling daarna uit, dan is de Klant de wettelijke handelsrente en de buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd, en mag Dutchify de Dienst na een schriftelijke waarschuwing van ten minste 7 dagen opschorten. De abonnementskosten lopen tijdens de opschorting door.

8.5 Dutchify mag de prijzen eenmaal per kalenderjaar indexeren (CBS-consumentenprijsindex) en mag prijzen wijzigen als kosten van leveranciers stijgen. Een prijsverhoging meldt Dutchify ten minste één kalendermaand vooraf; de Klant mag dan opzeggen tegen de ingangsdatum van de verhoging.

Artikel 9 – Duur en opzeggen

9.1 De Overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd en is per maand opzegbaar met een opzegtermijn van één kalendermaand. Voorbeeld: opzeggen op 20 september betekent dat de Dienst doorloopt tot en met 31 oktober.

9.2 De Klant zegt op via het portaal of per e-mail aan info@dutchify.ai. Dutchify bevestigt de opzegging.

9.3 Dutchify mag de Overeenkomst met dezelfde opzegtermijn opzeggen, en zonder opzegtermijn beëindigen als de Klant in strijd handelt met artikel 7, na een betalingsachterstand van meer dan twee maanden, bij faillissement of surseance, of als een leverancier of toezichthouder de levering onmogelijk maakt.

9.4 Een eenmalige inrichtingsvergoeding (zoals bij de AI-assistent) wordt bij opzegging niet terugbetaald.

Artikel 10 – Na het einde

10.1 Na het einde van de Overeenkomst wordt het Nummer afgesloten en de toegang tot het portaal beëindigd.

10.2 De Klant kan tot het einde van de Overeenkomst zijn gegevens (zoals gesprekken, voicemails en facturen) inzien en downloaden. Daarna verwijdert Dutchify de gegevens volgens de Verwerkersovereenkomst, behalve gegevens die Dutchify wettelijk moet bewaren (zoals de administratie, 7 jaar).

Artikel 11 – Aansprakelijkheid

11.1 Dutchify is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst, en alleen nadat de Klant Dutchify direct en schriftelijk in gebreke heeft gesteld met een redelijke termijn om de tekortkoming te herstellen, en Dutchify ook na die termijn tekortschiet.

11.2 De totale aansprakelijkheid van Dutchify, op welke grond ook (ook onder de Verwerkersovereenkomst), is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 3 maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de Dienst heeft betaald (exclusief btw), met een maximum van € 1.000 voor alle gebeurtenissen samen in één kalenderjaar.

11.3 Dutchify is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste omzet of gemiste opdrachten, reputatieschade, verlies of beschadiging van gegevens, schade door gemiste, afgebroken of niet-doorverbonden gesprekken, schade door onjuiste antwoorden van de AI-assistent, schade door het niet kunnen bereiken van noodnummers, en boetes of dwangsommen die aan de Klant worden opgelegd.

11.4 Dutchify is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat de Klant onjuiste of onvolledige gegevens of instructies geeft, de Dienst in strijd met artikel 7 gebruikt, of instellingen in het portaal (zoals doorschakelnummers, openingstijden, opname en de AI-assistent) zelf kiest of wijzigt.

11.5 Een vordering vervalt als de Klant de schade niet binnen 14 dagen na ontdekking schriftelijk meldt, en in elk geval 6 maanden na de gebeurtenis.

11.6 Dutchify is niet aansprakelijk bij overmacht, waaronder storingen bij telecom-, internet-, energie-, hosting- of andere leveranciers, cyberaanvallen, pandemieën, maatregelen van overheden of toezichthouders, en andere omstandigheden buiten de directe invloed van Dutchify. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen beide partijen de Overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding.

11.7 De Klant vrijwaart Dutchify voor aanspraken van derden (waaronder Bellers, medewerkers van de Klant en toezichthouders) die verband houden met het gebruik van de Dienst door de Klant, tenzij de aanspraak het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Dutchify.

11.8 De beperkingen in dit artikel gelden niet voor zover de wet dat dwingend voorschrijft, zoals bij opzet of bewuste roekeloosheid van Dutchify zelf.

Artikel 12 – Persoonsgegevens en vertrouwelijkheid

12.1 Bij het leveren van de Dienst verwerkt Dutchify persoonsgegevens voor de Klant (zoals nummers van Bellers, gesprekgegevens, voicemails en, als de Klant dat aanzet, opnames en transcripties). De Klant is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en Dutchify verwerker. De afspraken staan in de Verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van de Overeenkomst.

12.2 Voor gegevens die Dutchify zelf als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt (zoals contact- en factuurgegevens van de Klant en gegevens van Gebruikers om in te loggen) geldt de privacyverklaring van Dutchify Telefoon.

12.3 Dutchify respecteert het telecomgeheim en de regels voor verkeers- en locatiegegevens uit de Telecommunicatiewet. Dutchify luistert geen gesprekken af en kijkt alleen mee in het account van de Klant als dat nodig is voor ondersteuning, beheer of het oplossen van storingen; dat wordt vastgelegd in de auditlog.

12.4 Partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim, ook na het einde van de Overeenkomst.

Artikel 13 – Wijzigen van de voorwaarden

13.1 Dutchify mag deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging meldt Dutchify ten minste één kalendermaand vooraf per e-mail en in het portaal. Is een wijziging wezenlijk in het nadeel van de Klant, dan mag de Klant opzeggen tegen de ingangsdatum.

Artikel 13a – Overdracht

13a.1 Dutchify mag de Overeenkomst en de Verwerkersovereenkomst met alle rechten en plichten overdragen aan een rechtspersoon die de onderneming Dutchify voortzet, zoals een op te richten besloten vennootschap. De Klant geeft daarvoor nu al toestemming (art. 6:159 BW). Dutchify meldt de overdracht vooraf per e-mail; voor de Klant verandert er verder niets.

Artikel 14 – Klachten en toepasselijk recht

14.1 Klachten over de Dienst of een factuur meldt de Klant schriftelijk bij info@dutchify.ai, bij facturen binnen 30 dagen na factuurdatum. Dutchify reageert binnen 10 werkdagen.

14.2 Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Midden-Nederland.

Bijlagen: Verwerkersovereenkomst Dutchify Telefoon (met beveiligingsmaatregelen en lijst met subverwerkers).

Versie 9 oktober 2026