Aandacht voor je patiënt, niet voor de telefoon

Behandelen en opnemen gaat niet samen

Een fysiotherapeut zit een half uur bij een patiënt. In dat half uur gaat de telefoon twee keer. Opnemen onderbreekt de behandeling, niet opnemen betekent terugbellen in de pauze, als die er is.

De vragen herhalen zich: "Heb ik een verwijzing nodig?", "Wordt dit vergoed?", "Kan ik mijn afspraak van donderdag verzetten?". Bij een wellnesscentrum gaat het om arrangementen, cadeaubonnen en wat je mee moet nemen.

Wat de assistent voor je praktijk afhandelt

• Een intake inplannen voor een nieuwe patiënt, met klacht, verwijzing en zorgverzekeraar.
• Vervolgafspraken maken, verzetten of annuleren bij de eigen behandelaar.
• Uitleg geven over directe toegankelijkheid fysiotherapie (DTF), verwijzing, aanvullende verzekering en eigen betaling, zoals in je kennisbank staat.
• Vragen over specialisaties beantwoorden, zoals sportfysiotherapie, bekkenfysiotherapie of dry needling.
• Voor wellness: massages, arrangementen, cadeaubonnen en wat gasten mee moeten nemen.
• Medische vragen niet beoordelen, maar doorzetten naar een behandelaar.

Zo werkt een intakegesprek

1. 1Klacht en wensDe beller vertelt over de klacht en de voorkeursdag. De assistent haalt er beide uit.
2. 2Verwijzing en vergoedingHij legt uit dat een verwijzing niet altijd nodig is en dat vergoeding afhangt van de aanvullende verzekering.
3. 3Behandelaar kiezenOp basis van de klacht kiest hij de juiste specialisatie en zoekt hij een vrije plek.
4. 4Gegevens vastleggenNaam, geboortedatum en verzekeraar komen in de afspraak, voor zover de koppeling dat toelaat.

Koppeling met je agenda of praktijksoftware

Dutchify koppelt de assistent aan je agenda of praktijksoftware via een maatwerk-koppeling met jouw systeem, waar dat technisch kan. Patiëntdossiers raakt hij niet aan: hij werkt alleen met wat nodig is om een afspraak te maken.

Kan een koppeling niet, dan stuurt hij een afspraakverzoek naar de praktijk.

Wanneer de AI opneemt

In het portaal kies je: altijd, alleen als de balie niet opneemt, op piekuren zoals de ochtend, of buiten openingstijden. Voor uitzonderingen stel je de fallback in: doorverbinden naar een behandelaar, een terugbelverzoek, een bericht, of een combinatie.

Klinkt een klacht ernstig, dan verwijst de assistent volgens jouw instructie naar de huisarts of zet hij direct door.

Meertalige patiënten en gasten

De assistent herkent automatisch de taal van de beller en antwoordt in die taal. Handig voor anderstalige patiënten en voor buitenlandse gasten van een wellnesscentrum.

Wat kost het?

De AI-assistent kost € 195 per maand, plus € 495 eenmalig voor de inrichting. Dutchify richt de kennisbank in met je behandelingen, specialisaties en vergoedingsuitleg, schrijft de instructies, bouwt de koppeling, legt de scenario's vast en test alles. Daarna beheer je zelf in het portaal je instellingen en teksten.