Een receptie die nooit helemaal vrij is
Bij het inchecken staat er een rij aan de balie en gaat tegelijk de telefoon. 's Avonds of in het laagseizoen is de receptie onderbezet. Gasten uit het buitenland bellen op een moment dat bij hun tijdzone past, niet bij die van jou.
Veel vragen gaan niet over boeken maar over de praktijk: hoe laat kan ik inchecken, is er een laadpaal, mag de hond mee, is het zwembad open?
Wat de assistent voor je accommodatie afhandelt
- Beschikbaarheid controleren voor kamers, chalets of kampeerplaatsen op de gevraagde data.
- Boekingsaanvragen noteren of, via de koppeling, een reservering vastleggen.
- Vragen beantwoorden over check-in en check-out, ontbijt, parkeren, laadpalen, huisdieren, toegankelijkheid en faciliteiten zoals zwembad en wellness.
- Bestaande boekingen opzoeken en wijzigingen of annuleringen volgens je voorwaarden verwerken.
- Gasten tijdens hun verblijf helpen met praktische vragen, zoals de wifi of het restaurant in de buurt.
- Groepsreizen, bruiloften en zakelijke bijeenkomsten herkennen en als aanvraag doorzetten.
Zo werkt een boekingsgesprek
- 1Gast vraagt naar dataAankomst, vertrek, aantal personen en wensen haalt de assistent uit één zin.
- 2BeschikbaarheidVia de koppeling kijkt hij welke kamertypes of plaatsen vrij zijn.
- 3Wensen afstemmenHuisdier, kinderbedje of een plaats met stroom: hij vraagt door waar nodig.
- 4Vastleggen of doorzettenHij legt de reservering vast of zet een aanvraag door, en vertelt de gast wat er volgt.
Koppeling met je boekingssysteem
Werk je met een property management system of channel manager, dan koppelt Dutchify de assistent daaraan via een maatwerk-koppeling met jouw systeem, waar dat technisch kan. Of hij alleen beschikbaarheid leest of ook boekingen schrijft, hangt af van wat jouw systeem toelaat.
Zonder koppeling noteert hij een volledige boekingsaanvraag en stuurt hij die naar de receptie.
Meertalig, automatisch
De assistent herkent automatisch of een gast Nederlands, Engels, Duits, Frans of een andere taal spreekt, en antwoordt in die taal. Het overzicht voor jou staat in het Nederlands.
Wanneer de AI opneemt
Je kiest in het portaal: altijd, als de receptie niet opneemt, in de piek bij in- en uitchecken, of 's nachts en buiten openingstijden van de receptie. Voor uitzonderingen stel je de fallback in: doorverbinden naar de nachtportier of beheerder, een terugbelverzoek, een bericht, of een combinatie.
Wat kost het?
De AI-assistent kost € 195 per maand, plus € 495 eenmalig voor de inrichting. Dutchify richt de kennisbank in met je accommodatie, faciliteiten en huisregels, schrijft de instructies, bouwt de koppeling, legt de scenario's vast en test alles, ook in andere talen. Daarna beheer je zelf in het portaal je seizoensinformatie en instellingen.
- AI-assistentGood evening, you are speaking with the digital assistant. How can I help you?
- BellerHi, we'd like to come from the 12th to the 15th with two adults and a dog, do you have a chalet available, and is there an EV charger?
- AI-assistentFor those dates I have a chalet available where dogs are welcome. There are charging points at the main parking area. Shall I put in a booking request?
- BellerYes please. What time can we check in? We arrive late.
- AI-assistentCheck-in is from 3 pm. If you arrive after 8 pm, you can collect your key from the key box; you'll receive the code by email. May I have your name and email address?
- BellerThomas Weber, thomas.weber@example.com.
- AI-assistentThank you, Thomas. Your request for a chalet from the 12th to the 15th, two adults and a dog, has been recorded. You'll receive a confirmation by email.
Veelgestelde vragen
In welke talen spreekt de assistent?
Hij herkent automatisch de taal van de beller en antwoordt in die taal, zoals Engels, Duits of Frans. De samenvatting voor jou is in het Nederlands.
Kan de assistent direct boeken in mijn systeem?
Via een maatwerk-koppeling met jouw systeem, waar dat technisch kan. Anders noteert hij een volledige boekingsaanvraag voor de receptie.
Kan hij ook gasten helpen die al verblijven?
Ja, met praktische vragen uit de kennisbank, zoals wifi, ontbijttijden of de dichtstbijzijnde supermarkt.
Wat gebeurt er 's nachts bij een noodgeval op het terrein?
De assistent zet het gesprek direct door volgens je fallback, bijvoorbeeld naar de beheerder. Bij levensbedreigende situaties hoort de gast 112 te bellen.
Kan ik groepsaanvragen apart laten behandelen?
Ja. De assistent herkent groepen en evenementen, vraagt de details uit en zet ze als aanvraag naar jou door.