Monteurs aan de telefoon: duur en onhandig
In een kleine garage is de monteur vaak ook de receptie. Elke keer dat de telefoon gaat, moeten de handschoenen uit. Gebeurt dat niet, dan gaat de klant naar de dealer of de keten verderop.
Een groot deel van de gesprekken is voorspelbaar: "Wanneer kan mijn APK?", "Is mijn auto al klaar?", "Hebben jullie een leenauto?". In het najaar en voorjaar komt daar de bandenwissel bij, met pieken die je met één baliemedewerker niet bijhoudt.
Wat de assistent voor je garage doet
- APK, kleine en grote beurt, airco-service, bandenwissel of storingsdiagnose inplannen op een vrij moment in de werkplaatsplanning.
- Het kenteken noteren en, waar de koppeling het toelaat, merk en model opzoeken.
- Vragen beantwoorden over prijzen van standaardbeurten uit je kennisbank, de APK-termijn, openingstijden en het halen en brengen.
- Een leenauto of vervangend vervoer aanvragen voor de afspraak.
- Status geven van een lopende reparatie, als die in je systeem bijgehouden wordt.
- Storingen of pech herkennen en die direct doorzetten naar de werkplaats.
Zo werkt een gesprek over een afspraak
- 1Klant belt en vertelt wat er nodig is"APK en de remmen piepen" is genoeg; de assistent snapt dat het om twee klussen gaat.
- 2Kenteken en gegevensHij vraagt het kenteken en controleert naam en telefoonnummer.
- 3WerkplaatsplanningVia de koppeling zoekt hij een moment met genoeg ruimte voor beide klussen en stelt dat voor.
- 4Extra wensenLeenauto, wachten op de auto of halen en brengen worden meteen vastgelegd.
- 5Werkorder klaarDe afspraak staat in je planning met de opmerking over de remmen, zodat de monteur weet wat er komt.
Koppeling met je garagesysteem
De meeste garages plannen in een garagemanagementsysteem of een digitale werkplaatsagenda. Dutchify koppelt de assistent daaraan via een maatwerk-koppeling met jouw systeem, waar dat technisch kan. Dan ziet hij vrije plekken en zet hij afspraken direct in.
Biedt jouw systeem die mogelijkheid niet, dan verzamelt de assistent alle gegevens en stuurt hij een afspraakverzoek naar jou of de balie.
Wanneer de AI opneemt en wat bij uitzonderingen
Je kiest in het portaal wanneer de assistent opneemt: altijd, alleen als niemand opneemt, op drukke ochtenden tijdens het brengen en halen, of buiten openingstijden. Fallback stel je ook zelf in: doorverbinden naar de chef werkplaats, een terugbelverzoek, een mail, of een combinatie.
Belt iemand met pech langs de weg, dan geeft de assistent dat voorrang volgens jouw instructie, bijvoorbeeld door direct door te verbinden.
Wat kost het?
De AI-assistent kost € 195 per maand, plus € 495 eenmalig voor de inrichting. Dutchify zet je kennisbank op met je diensten, standaardprijzen en voorwaarden, schrijft de instructies, bouwt de koppeling met je planning, legt de gespreksscenario's vast en test alles. Daarna pas je zelf in het portaal aan wat er verandert, zoals de bandenperiode of je openingstijden.
- AI-assistentGoedemorgen, je spreekt met de digitale assistent van de garage. Waarmee kan ik je helpen?
- BellerMijn APK verloopt eind deze maand en de remmen maken een raar geluid, kan dat in één keer?
- AI-assistentDat kan. Wat is je kenteken?
- BellerGV-482-K. En ik heb wel vervoer nodig, ik moet naar mijn werk.
- AI-assistentDank je. Donderdag om 8.00 uur is er ruimte voor de APK en een remmencontrole, en er is dan een leenauto beschikbaar. Zal ik die vastzetten?
- BellerGraag. Wat kost een APK ongeveer?
- AI-assistentIk geef je de prijs van de APK uit onze prijslijst; voor de remmen krijg je eerst een prijsopgave voordat we iets doen. Je afspraak staat donderdag om acht uur, met leenauto.
Veelgestelde vragen
Kan de assistent vrije plekken in mijn werkplaatsplanning zien?
Ja, via een maatwerk-koppeling met jouw systeem, waar dat technisch kan. Zonder koppeling stuurt hij een afspraakverzoek met alle gegevens naar je door.
Geeft de assistent prijsindicaties voor reparaties?
Alleen wat in je kennisbank staat, zoals vaste prijzen voor een APK of beurt. Voor reparaties zegt hij dat er eerst een prijsopgave komt, zoals jij dat wilt.
Wat doet de assistent als iemand met pech belt?
Hij herkent dat het dringend is en volgt jouw instructie: direct doorverbinden, een terugbelverzoek met hoge prioriteit of beide.
Kan een klant vragen of zijn auto klaar is?
Als de status in je systeem staat en de koppeling dat toelaat, ja. Anders noteert hij de vraag en krijgt de klant een terugbelverzoek.
Herinnert de assistent klanten aan hun APK?
Nee. De assistent neemt alleen inkomende gesprekken aan en belt zelf geen klanten.