Een storingsmelding kost meer dan het telefoontje
Als een cv-ketel uitvalt, belt de klant meteen en vaak meerdere keren. Is de melding onvolledig, dan rijdt de monteur zonder het juiste onderdeel en moet hij terug.
Tegelijk lopen de gewone aanvragen door: onderhoudsbeurten, offertes voor een warmtepomp of zonnepanelen, vragen over subsidie. Met monteurs onderweg en een kantoor van één persoon blijft er altijd iets liggen.
Wat de assistent voor je installatiebedrijf afhandelt
- Storingen uitvragen: merk en type toestel, foutcode op het display, druk in de installatie, wel of geen warm water, en sinds wanneer.
- Eenvoudige eerste stappen uit jouw kennisbank doorlopen, zoals de waterdruk controleren of het toestel resetten, als jij dat wilt.
- Spoed herkennen, zoals gaslucht, lekkage of een kwetsbare bewoner zonder verwarming, en direct volgens jouw instructie doorzetten.
- Periodiek onderhoud aan cv-ketel, warmtepomp of airco inplannen voor klanten met een onderhoudscontract.
- Offerte-aanvragen voor nieuwe installaties aannemen met woningtype, bouwjaar en wensen.
Zo verloopt een storingsmelding
- 1Klant meldt de storingDe assistent laat de klant vertellen en haalt er toestel, klacht en foutcode uit.
- 2Veiligheid eerstRuikt de klant gas, dan volgt direct het veiligheidsadvies dat jij hebt vastgelegd en wordt het gesprek doorgezet.
- 3Gerichte vragenWat nog mist, vraagt hij na: adres, contractnummer, bereikbaarheid van de ketel.
- 4InplannenVia de koppeling stelt hij een vrij moment in de planning voor, of hij zet een spoedmelding uit.
- 5WerkbonJij en de monteur krijgen een samenvatting met alle details.
Koppeling met je planning en werkbonnen
Werk je met een planningssysteem of werkbon-app voor je monteurs, dan koppelt Dutchify de assistent daaraan via een maatwerk-koppeling met jouw systeem, waar dat technisch kan. Dan zet hij afspraken en werkbonnen direct klaar.
Waar een koppeling niet mogelijk is, stuurt de assistent een volledige melding per mail of naar het portaal, zodat de planner alleen nog hoeft in te plannen.
Wanneer de AI opneemt en wat bij spoed
In het portaal stel je in wanneer de assistent opneemt: altijd, als jij niet opneemt, in de ochtendpiek of buiten kantoortijden. Voor storingsdienst 's avonds en in het weekend is dat laatste vaak het handigst.
De fallback bepaal je zelf: doorverbinden naar de monteur van dienst, een terugbelverzoek, een bericht, of een combinatie. Zo hoort jouw storingsdienst alleen de meldingen die echt niet kunnen wachten.
Wat kost het?
De AI-assistent kost € 195 per maand, plus € 495 eenmalig voor de inrichting. Dutchify vult de kennisbank met je diensten, contractvormen en veiligheidsinstructies, schrijft de uitvraagscenario's, bouwt de koppelingen en test met echte storingsvoorbeelden. Daarna beheer je zelf in het portaal je instellingen en antwoorden.
- AI-assistentGoedemorgen, je spreekt met de digitale assistent van het installatiebedrijf. Waarmee kan ik je helpen?
- BellerMijn cv-ketel geeft al sinds vanochtend foutcode E1 en ik heb geen warm water, de druk staat op 0,8.
- AI-assistentVervelend. Ruik je gas bij de ketel?
- BellerNee, niks.
- AI-assistentGoed. Een druk van 0,8 is aan de lage kant. Wil je de installatie bijvullen tot ongeveer 1,5 bar? Lukt dat niet of blijft de storing, dan komt er een monteur. Wat is je postcode en huisnummer?
- Beller1315 AB, nummer 12. Ik heb trouwens een onderhoudscontract en ik durf dat bijvullen niet.
- AI-assistentDan plan ik een monteur in. Ik heb vanmiddag tussen 13.00 en 17.00 uur een plek. Ik noteer: foutcode E1, druk 0,8, geen warm water, onderhoudscontract. Klopt dat?
- BellerJa, dat klopt.
Veelgestelde vragen
Herkent de assistent gaslucht of andere gevaarlijke situaties?
Ja, op basis van de instructies die we samen vastleggen. Hij geeft dan direct jouw veiligheidsadvies en zet het gesprek door volgens je fallback.
Kan de assistent foutcodes uitleggen?
Als je die in de kennisbank hebt opgenomen. Wat er niet in staat, noteert hij voor de monteur in plaats van te gokken.
Werkt de assistent met mijn werkbon-app?
Via een maatwerk-koppeling met jouw systeem, waar dat technisch kan. Anders komt de melding volledig per mail of in het portaal binnen.
Kan ik hem alleen 's avonds voor de storingsdienst gebruiken?
Ja. Je stelt in het portaal in dat hij buiten kantoortijden opneemt, en kiest wat er bij spoed gebeurt.
Neemt de assistent ook offerteaanvragen aan?
Ja. Hij vraagt woningtype, bouwjaar en wensen uit, bijvoorbeeld voor een warmtepomp, en zet dat als aanvraag door.
Belt de assistent klanten voor het jaarlijkse onderhoud?
Nee. Hij neemt alleen inkomende gesprekken aan.