Dezelfde vraag, honderd keer per week
Bij een webshop gaat een groot deel van de telefoontjes over drie dingen: waar is mijn bestelling, hoe stuur ik iets terug en wanneer krijg ik mijn geld terug. Tijdens acties, rond de feestdagen of bij vertraging bij de vervoerder groeit dat aantal flink.
Een klein team kan dat niet altijd bijhouden. Klanten die lang moeten wachten, laten een slechte review achter of bellen nog een keer.
Wat de assistent voor je webshop afhandelt
- De status van een bestelling geven op ordernummer, postcode of e-mailadres: verwerkt, verzonden of bezorgd, met de track-and-trace-informatie uit je systeem.
- Uitleg over levertijden, verzendkosten en bezorgopties zoals een afhaalpunt.
- Het retourbeleid uitleggen, de retourtermijn noemen en de klant naar het retourportaal of -formulier verwijzen.
- Vragen over producten beantwoorden: maten, materialen, compatibiliteit en voorraad, voor zover in je kennisbank of systeem.
- Klachten, beschadigde leveringen en betalingsproblemen herkennen en met alle gegevens doorzetten naar je klantenservice.
- Zakelijke of grote orders herkennen en als aanvraag doorzetten.
Zo werkt een gesprek over een bestelling
- 1Klant belt over een orderDe assistent vraagt om het ordernummer of de postcode met huisnummer.
- 2Status opzoekenVia de koppeling ziet hij of de order verzonden is en wat de vervoerder meldt.
- 3Vervolgvraag"En kan ik de broek ruilen voor een maat groter?" Hij legt het ruilproces uit.
- 4Uitzondering?Is een pakket als bezorgd gemeld maar niet aangekomen, dan zet hij het door naar je team.
Koppeling met je webshop
Dutchify koppelt de assistent aan je webshopplatform, ordermanagement of klantenservicesysteem via een maatwerk-koppeling met jouw systeem, waar dat technisch kan. Hij leest dan orderstatus en verzendgegevens, en waar mogelijk zet hij een ticket voor je team klaar.
Zonder koppeling beantwoordt hij algemene vragen uit de kennisbank en neemt hij bestelvragen aan als bericht.
Wanneer de AI opneemt
In het portaal stel je in: altijd, als je team niet opneemt, tijdens drukke actieperiodes, of buiten de openingstijden van je klantenservice. De fallback kies je zelf: doorverbinden naar een medewerker, een terugbelverzoek, een bericht, of een combinatie.
Klanten in het buitenland
Verkoop je in België, Duitsland of verder, dan herkent de assistent de taal van de beller en antwoordt hij in die taal.
Wat kost het?
De AI-assistent kost € 195 per maand, plus € 495 eenmalig voor de inrichting. Dutchify richt de kennisbank in met je verzend-, retour- en garantievoorwaarden, schrijft de instructies, bouwt de koppeling met je ordersysteem, legt de scenario's vast en test alles. Daarna beheer je zelf in het portaal je voorwaarden en instellingen.
- AI-assistentHallo, je spreekt met de digitale assistent van de webshop. Waarmee kan ik je helpen?
- BellerIk heb vorige week een jas en een broek besteld, de jas is binnen maar de broek niet, en die jas is te klein.
- AI-assistentDat zoek ik voor je op. Wat is je ordernummer of je postcode met huisnummer?
- Beller3511 KL, nummer 8.
- AI-assistentIk zie je bestelling. De broek is apart verzonden en wordt volgens de vervoerder morgen bezorgd. Voor de jas: je kunt binnen dertig dagen gratis ruilen via het retourformulier op de website.
- BellerIs de jas nog een maat groter op voorraad?
- AI-assistentMaat L is op voorraad. Als je in het retourformulier kiest voor ruilen, wordt de nieuwe jas verzonden zodra je retour is aangemeld.
Veelgestelde vragen
Kan de assistent de orderstatus uit mijn webshop halen?
Via een maatwerk-koppeling met jouw systeem, waar dat technisch kan. Dat bekijken we samen in de kennismaking.
Kan hij een terugbetaling regelen?
Hij legt je retour- en terugbetalingsbeleid uit. De terugbetaling zelf blijft bij je team of je systeem.
Wat doet de assistent met een klacht?
Hij luistert, vraagt de gegevens uit en zet de klacht door volgens je fallback, bijvoorbeeld als bericht of terugbelverzoek.
Kan ik hem alleen tijdens drukke periodes inzetten?
Ja. Je stelt in het portaal in wanneer hij opneemt, bijvoorbeeld tijdens acties of buiten je klantenservicetijden.
Neemt de assistent bestellingen telefonisch aan?
Dat kan alleen als je webshop een koppeling toelaat waarmee dat veilig kan. Meestal verwijst hij naar de website of zet hij een aanvraag door.