Waarom de telefoon in een restaurant altijd op het verkeerde moment gaat
Reserveringsgesprekken komen vooral binnen tijdens de service, precies als niemand bij de telefoon staat. Een gast die de voicemail krijgt, boekt ergens anders.
Veel andere gesprekken zijn vragen: "Hebben jullie een vegan menu?", "Mag de hond mee?". Terecht, maar ze halen je bediening weg bij de gasten die al binnen zitten.
Wat de assistent voor je restaurant afhandelt
- Beschikbaarheid controleren voor een datum, tijd en aantal personen, en alternatieven voorstellen als het vol is.
- Een reservering maken en de details aan de beller bevestigen: naam, datum, tijd, aantal personen en bijzonderheden.
- Een bestaande reservering opzoeken op naam of telefoonnummer en die wijzigen of annuleren.
- Voorkeuren in het gesprek verwerken: dieetwensen, allergenen, een plek op het terras, een kinderstoel of een verjaardag.
- Vragen beantwoorden over het menu, vegan en vegetarische gerechten, allergenen, arrangementen, openingstijden, parkeren, bereikbaarheid, honden en groepen.
- Grote of complexe aanvragen herkennen, zoals een bedrijfsdiner of een besloten avond, en die als aanvraag met alle gegevens naar je doorzetten.
Zo werkt een reserveringsgesprek
- 1De gast beltDe assistent neemt op met jouw welkomsttekst en vraagt waarmee hij kan helpen.
- 2De wens wordt in één keer begrepenDatum, tijd, aantal personen en extra wensen haalt hij uit één zin. Ontbreekt er iets, dan vraagt hij alleen dat na.
- 3Beschikbaarheid checkenVia de koppeling kijkt hij of er plek is. Is het vol, dan stelt hij een ander tijdstip of een andere dag voor.
- 4Reservering vastleggenHij zet de reservering met opmerkingen zoals "pinda-allergie" of "terras" in je systeem en herhaalt de gegevens.
- 5Jij ziet het terugJe krijgt een samenvatting in het portaal of per mail, zoals jij dat hebt ingesteld.
Koppeling met je reserveringssysteem
Werk je met een online reserveringssysteem, dan koppelt Dutchify de assistent daaraan via een maatwerk-koppeling met jouw systeem, waar dat technisch kan. Dan leest hij de beschikbaarheid live en schrijft hij reserveringen direct weg.
Niet elk systeem biedt die mogelijkheid. Dat bekijken we in de kennismaking. Kan een koppeling niet, dan noteert de assistent de reservering als verzoek en krijg jij die direct binnen om te bevestigen.
Wanneer de AI opneemt en wat er bij uitzonderingen gebeurt
In het portaal stel je in wanneer de assistent opneemt: altijd, alleen als jij niet opneemt, tijdens piekuren zoals de diensttijden, of buiten openingstijden. Veel restaurants kiezen voor piekuren plus de uren dat de zaak dicht is.
Voor uitzonderingen kies je de fallback: doorverbinden naar de bar of de chef, een terugbelverzoek, een bericht per mail, of een combinatie. Een leverancier of een gast met een klacht zet hij door volgens jouw instelling.
Ook voor toeristen en internationale gasten
De assistent herkent automatisch de taal van de beller en antwoordt in diezelfde taal. Een Duitse of Engelstalige gast kan dus gewoon reserveren, terwijl de reservering in jouw systeem in het Nederlands staat.
Wat kost een AI-assistent voor je restaurant?
De AI-assistent kost € 195 per maand, plus € 495 eenmalig voor de inrichting. Dutchify richt alles voor je in: de kennisbank met je menu, allergenen en arrangementen, de instructies, de koppeling met je reserveringssysteem, de gespreksscenario's en het testen. Daarna beheer je zelf in het portaal je openingstijden, de menukaart en wanneer de assistent opneemt.
- AI-assistentGoedenavond, je spreekt met de digitale assistent van het restaurant. Waarmee kan ik je helpen?
- BellerIk wil zaterdag om half acht reserveren met vier personen, liefst op het terras, en een van ons is glutenvrij.
- AI-assistentZaterdag om half acht heb ik voor vier personen nog een tafel op het terras. Op de kaart staan meerdere glutenvrije gerechten, ook een glutenvrij dessert. Op welke naam mag de reservering?
- BellerOp naam van De Vries. Mag onze hond eigenlijk mee?
- AI-assistentHonden zijn welkom op het terras. Ik noteer: zaterdag 19.30 uur, vier personen, terras, één gast glutenvrij en een hond. Klopt dat?
- BellerJa, top. En kan ik daar parkeren?
- AI-assistentEr is een parkeerterrein om de hoek, bij de kerk. Je reservering staat vast, je ontvangt een bevestiging. Fijne avond alvast!
Veelgestelde vragen
Kan de assistent reserveringen direct in mijn reserveringssysteem zetten?
Ja, via een maatwerk-koppeling met jouw systeem, waar dat technisch kan. We bekijken in de kennismaking wat jouw systeem toelaat. Kan het niet, dan komt de reservering als verzoek bij jou binnen.
Weet de assistent welke gerechten allergenen bevatten?
Hij antwoordt uit de kennisbank die we samen met jou vullen, bijvoorbeeld je allergenenkaart. Bij twijfel zegt hij dat eerlijk en zet hij de vraag door naar de keuken.
Wat gebeurt er bij een groepsaanvraag of een besloten feest?
De assistent herkent grote of complexe aanvragen, vraagt naar datum, aantal gasten, budget en wensen, en zet dat als aanvraag naar jou door. Jij doet het voorstel.
Kan een gast een reservering annuleren zonder mij te storen?
Ja. De assistent zoekt de reservering op naam of telefoonnummer op en wijzigt of annuleert die, als de koppeling dat toelaat. Je ziet de wijziging terug in je overzicht.
Belt de assistent gasten ook na, bijvoorbeeld om te bevestigen?
Nee. De assistent neemt alleen inkomende gesprekken aan. Hij belt zelf niemand.