Declarabele uren gaan op aan de telefoon
Een accountant in de aangifteperiode of een advocaat in een zitting kan niet opnemen. Elk telefoontje onderbreekt geconcentreerd werk, en een groot deel gaat over praktische zaken: "Is mijn aangifte al ingediend?", "Wanneer kan ik langskomen?", "Wat zijn jullie tarieven?".
Tegelijk wil een potentiële cliënt direct iemand spreken. Wie een voicemail krijgt, probeert het bij een ander kantoor.
Wat de assistent voor je kantoor afhandelt
- Een intake met nieuwe cliënten: rechtsvorm, soort vraag, omvang en urgentie, zodat je weet of het bij je kantoor past.
- Kennismakings- of adviesgesprekken inplannen bij de juiste specialist.
- Vragen over je dienstverlening, werkwijze, tarieven en uren uit je kennisbank beantwoorden.
- Berichten aannemen voor een collega, met onderwerp, dossier en terugbelmoment.
- Deadlinevragen herkennen, zoals btw-aangifte of uitstel voor de inkomstenbelasting, en doorzetten volgens je instructie.
- Geen inhoudelijk fiscaal of juridisch advies geven: dat blijft bij jou.
Zo werkt een gesprek met een nieuwe cliënt
- 1KennismakenDe beller vertelt wie hij is en wat hij zoekt. De assistent herkent of het om een bestaande of nieuwe relatie gaat.
- 2IntakeHij vraagt de punten uit die jij belangrijk vindt: rechtsvorm, branche, soort vraag, gewenste startdatum.
- 3Doorverwijzen of plannenPast de vraag, dan plant hij een kennismaking. Past die niet, dan zegt hij dat eerlijk.
- 4Dossier klaarJe krijgt een samenvatting van het gesprek, zodat je de kennismaking voorbereid ingaat.
Koppeling met je agenda en CRM
Dutchify koppelt de assistent aan je agenda, CRM of praktijkmanagementsoftware via een maatwerk-koppeling met jouw systeem, waar dat technisch kan. Dan plant hij afspraken bij de juiste persoon en legt hij nieuwe relaties direct vast.
Waar een koppeling niet kan, stuurt hij de intake per mail of zet hij die in het portaal.
Wanneer de AI opneemt en vertrouwelijkheid
Je stelt in wanneer de assistent opneemt: altijd, als niemand opneemt, in drukke perioden zoals de aangifteweken, of buiten kantoortijden. De fallback kies je zelf: doorverbinden naar het secretariaat, een terugbelverzoek, een bericht, of een combinatie.
In de instructies leggen we vast welke informatie de assistent nooit deelt, zoals dossierinhoud. Lees meer over hoe we met gegevens omgaan op de pagina over veiligheid en privacy.
Internationale cliënten
Werk je voor expats of buitenlandse ondernemers, dan herkent de assistent de taal van de beller automatisch en antwoordt hij in die taal.
Wat kost het?
De AI-assistent kost € 195 per maand, plus € 495 eenmalig voor de inrichting. Dutchify richt de kennisbank in met je diensten en tarieven, schrijft je intakevragen uit, bouwt de koppelingen, legt de scenario's vast en test alles. Daarna beheer je de instellingen en antwoorden zelf in het portaal.
- AI-assistentGoedemorgen, je spreekt met de digitale assistent van het kantoor. Waarmee kan ik je helpen?
- BellerIk heb net een bv opgericht en zoek een accountant voor de boekhouding en de jaarrekening, kan ik eens langskomen?
- AI-assistentGefeliciteerd met je bv. In welke branche zit je, en heb je personeel in dienst?
- BellerIT-consultancy, nog geen personeel. Wat kost zoiets ongeveer?
- AI-assistentVoor een bv zonder personeel werken we met een vast maandbedrag; de precieze prijs hangt af van de omvang en dat bespreken we in de kennismaking. Ik heb woensdag om 10.00 uur of donderdag om 14.00 uur. Wat past?
- BellerDonderdag, maar dan graag online.
- AI-assistentPrima. Ik plan donderdag om 14.00 uur een online kennismaking en noteer: nieuwe bv, IT-consultancy, geen personeel, boekhouding en jaarrekening.
Veelgestelde vragen
Geeft de assistent fiscaal of juridisch advies?
Nee. Hij beantwoordt praktische vragen uit je kennisbank en zet inhoudelijke vragen door naar jou of je team.
Kan de assistent zien wie een bestaande cliënt is?
Via een maatwerk-koppeling met je CRM, waar dat technisch kan. Zonder koppeling vraagt hij naam en bedrijfsnaam en zet hij dat in het bericht.
Hoe gaat de assistent om met vertrouwelijke informatie?
In de instructies leggen we vast wat hij nooit deelt. Hij geeft geen dossierinformatie aan bellers.
Kan ik verschillende collega's laten inplannen?
Ja, als hun agenda's gekoppeld zijn. De assistent kiest de juiste persoon op basis van het soort vraag.
Kan de assistent in de aangifteperiode extra bijspringen?
Ja. Je stelt in het portaal in dat hij in die periode vaker of altijd opneemt.