Wanneer opnemen zinvol is
Soms wil je kunnen teruggaan naar wat er precies is gezegd. Een mondelinge opdracht, een klacht waar later discussie over komt, of een nieuwe collega die je wilt laten meeluisteren met goede gesprekken.
Tegelijk is een opname persoonsgegevens. Daarom staat de functie bij ons standaard uit. Je zet hem pas aan als je er een duidelijke reden voor hebt, en de beller hoort vooraf dat er wordt opgenomen.
Zo zet je het aan
- 1Bepaal je redenLeg voor jezelf vast waarom je opneemt en wie de opnames mag beluisteren. Dat heb je ook nodig voor je privacyverplichtingen.
- 2Zet de optie aan in het portaalGespreksopname is een optie in Compleet en staat uit tot jij hem aanzet.
- 3De beller krijgt een meldingAls opname aan staat, hoort de beller dat het gesprek wordt opgenomen.
- 4Gebruik de opname zorgvuldigKlantgegevens zijn per klant gescheiden. Spreek binnen je team af wie opnames mag terugluisteren.
Voorbeelden
Het verzekeringskantoor
Neemt adviesgesprekken op, zodat bij een vraag achteraf terug te horen is wat er is besproken.
De klantenservice van een groothandel
Gebruikt opnames om nieuwe medewerkers in te werken met voorbeelden van goede gesprekken.
Het transportbedrijf
Legt telefonische opdrachten vast, zodat een gemist adres of tijdstip later is na te gaan.
Privacy en grenzen
- Gespreksopname staat standaard uit.
- Staat hij aan, dan krijgt de beller een melding.
- Klantgegevens zijn per klant gescheiden en elke autorisatie gebeurt op de server.
- Opnames bewaren we 90 dagen; daarna worden ze automatisch verwijderd.
- Jij bent zelf verantwoordelijk voor een geldige reden om op te nemen. Lees daarover meer in onze kennisbank.
Pakket
Gespreksopname is een optie in Compleet (€ 49,95 per maand, exclusief btw). Wil je opnames ook als tekst, dan kun je daarnaast transcriptie gebruiken; dat is een aparte optie voor € 10 per maand.
Veelgestelde vragen
Staat gespreksopname automatisch aan?
Nee. De functie staat standaard uit. Je zet hem zelf aan in Compleet.
Weet de beller dat het gesprek wordt opgenomen?
Ja. Als opname aan staat, krijgt de beller een melding.
Mag ik zomaar gesprekken opnemen?
Je hebt een geldige reden nodig en moet bellers informeren. In onze kennisbank lees je waar je op moet letten.
Hoe lang worden opnames bewaard?
90 dagen. Daarna worden opnames automatisch verwijderd.
Kan ik een opname laten uitschrijven?
Ja, met transcriptie. Dat is in Compleet een aparte optie voor € 10 per maand.