Wat is een virtuele telefooncentrale?

Van kast op kantoor naar centrale in de cloud

Vroeger had een bedrijf met meerdere medewerkers een fysieke telefooncentrale: een kast in de meterkast of serverruimte, met lijnen naar vaste toestellen op elk bureau. Wijzigingen liepen via een installateur en uitbreiden betekende nieuwe hardware.

Een virtuele telefooncentrale doet hetzelfde werk, maar in software bij een aanbieder. Je zakelijke nummers komen daar binnen en worden volgens jouw regels doorgestuurd naar mobiele telefoons, vaste nummers, softphones of voicemail. Andere namen die je tegenkomt zijn cloudcentrale, hosted PBX of VoIP-centrale.

Wat een telefooncentrale doet

• Gesprekken verdelen over medewerkers, met een volgorde of gelijktijdig.
• Een keuzemenu afspelen zodat bellers zelf de juiste afdeling kiezen.
• Bellers in een wachtrij houden als iedereen in gesprek is.
• Openingstijden en feestdagen toepassen.
• Gemiste gesprekken naar een voicemail sturen en melden.
• Uitgaand bellen met het zakelijke nummer in plaats van een privénummer.

Virtueel versus traditioneel

Voor wie is een virtuele centrale geschikt?

Een virtuele centrale past bij vrijwel elk mkb-bedrijf dat meer wil dan één nummer op één telefoon. Het is vooral een logische keuze als medewerkers niet altijd op kantoor zitten, als je meerdere vestigingen hebt of als je je telefonie zelf wilt kunnen aanpassen zonder te wachten op een monteur.

Een traditionele centrale kan nog zinvol zijn als je specifieke vaste apparatuur hebt die niet zonder kan, zoals een deurintercom of alarmlijn op een oude koppeling. Breng dat in kaart voordat je overstapt.

Waar je op let bij het kiezen

1. 1Breng je belstromen in kaartWie neemt op, welke afdelingen zijn er, wat gebeurt er buiten werktijd?
2. 2Check de prijsopbouwBetaal je per gebruiker, per nummer of per pakket? Wat kosten minuten boven de bundel?
3. 3Kijk naar het beheerKun je zelf wijzigen en gelden wijzigingen direct?
4. 4Vraag naar supportWie help je als iets niet werkt, en in welke taal?
5. 5Lees de contractvoorwaardenContractduur, opzegtermijn en wat er met je nummer gebeurt als je vertrekt.

Wat je nodig hebt om te werken met een virtuele centrale

Voor een virtuele centrale heb je weinig nodig. Bij doorschakelen naar mobiele telefoons volstaat een gewone telefoon met bereik. Wil je met vaste toestellen of een softphone werken, dan heb je een stabiele internetverbinding nodig. Verder heb je toegang nodig tot het beheerportaal, zodat je zelf medewerkers, routes en openingstijden kunt aanpassen.

Spreek intern af wie de centrale beheert. Dat hoeft geen technisch specialist te zijn, maar wel iemand die weet hoe het bedrijf bereikbaar wil zijn en wijzigingen bijhoudt, zoals een nieuwe collega of aangepaste openingstijden.

Overstappen zonder gedoe

Een overstap naar een virtuele centrale begint met een plan. Schrijf op hoe gesprekken nu lopen en hoe je wilt dat ze gaan lopen. Richt de nieuwe centrale in, test elke route en zet pas daarna je nieuwe nummer op je website en in je communicatie. Zo voorkom je dat bellers in een halve inrichting terechtkomen.

Wil je je bestaande nummer houden, vraag dan vooraf na of de aanbieder nummerbehoud ondersteunt. Niet elke dienst biedt dat.

De virtuele centrale van Dutchify Telefoon

Dutchify Telefoon is een eigen platform, ontwikkeld en beheerd door Dutchify, een webbureau uit Almere. Je begint eenvoudig en groeit door zonder van platform te wisselen. Compleet (€ 49,95 per maand) is de volwaardige telefooncentrale: keuzemenu's in meerdere lagen, afdelingen, wachtrijen met wachtmuziek, openingstijden per route en uitgaand bellen met je zakelijke nummer.

Medewerkers zijn inbegrepen, je betaalt niet per gebruiker. Je beheert alles in het portaal en hebt persoonlijke Nederlandse support. Er is geen jaarcontract. Je krijgt een nieuw nummer; je huidige nummer meenemen bieden we niet aan. Voor kleinere behoeften zijn er Basis (€ 19,95) en Groei (€ 34,95).