Het probleem: iedereen belt hetzelfde nummer
Hoe meer je bedrijf groeit, hoe gevarieerder de vragen op je hoofdnummer. Een nieuwe klant wil een offerte, een bestaande klant heeft een storing, de boekhouder zoekt een factuur. Neemt steeds dezelfde persoon op, dan is die de hele dag aan het doorverbinden.
Een keuzemenu laat de beller zelf de eerste stap zetten. Hij hoort de opties, drukt een toets en komt uit bij de mensen die zijn vraag kunnen beantwoorden. Dat scheelt tijd aan beide kanten.
Zo bouw je een keuzemenu
- 1Bepaal de keuzesHoud het overzichtelijk: drie of vier opties werken beter dan acht. Denk vanuit de vraag van de beller, niet vanuit je organigram.
- 2Koppel elke toets aan een routeEen toets kan naar een afdeling, een team, een collega, een extern nummer of een volgende menulaag gaan.
- 3Neem de meldingen opGebruik tekst-naar-spraak of upload een eigen opname, zodat het menu klinkt zoals jouw bedrijf.
- 4Regel wat er gebeurt zonder keuzeStel in waar de beller heen gaat als hij niets kiest, en wat er buiten openingstijden gebeurt.
Herkenbare opzetten
Installatiebedrijf
Toets 1 voor storingen, toets 2 voor een nieuwe installatie, toets 3 voor facturen. Storingen gaan naar de monteur van dienst, de rest naar kantoor.
Fysiotherapiepraktijk met twee vestigingen
Eerst kiest de beller de vestiging, daarna een afspraak maken of een vraag aan de therapeut. Een menu in twee lagen.
Groothandel
Toets 1 voor bestellingen, toets 2 voor retouren. Retouren hebben eigen openingstijden en gaan buiten die tijden naar de voicemail.
Pakket en prijs
Keuzemenu's zitten in Compleet (€ 49,95 per maand, exclusief btw). Dat is een volwaardige zakelijke telefooncentrale zonder kunstmatige beperking: afdelingen, wachtrijen, openingstijden per route en medewerkers zonder prijs per gebruiker.
In Groei is er geen uitgebreid keuzemenu. Heb je één team dat alles oppakt, dan is Groei vaak voldoende.
Tips voor een menu dat werkt
- Zet de meest gekozen optie op toets 1.
- Herhaal de opties niet onnodig en houd de meldingen kort.
- Gebruik een tweede laag alleen als een keuze echt verder uiteenvalt.
- Combineer het menu met een wachtrij, zodat bellers niet worden afgebroken als iedereen bezet is.
- TelefoonsysteemWelkom bij Installatiebedrijf De Wit. Heeft u een storing, toets 1. Voor een offerte, toets 2. Voor de administratie, toets 3.
- Beller(toetst 1)
- TelefoonsysteemU wordt doorverbonden met de monteur van dienst.
- MedewerkerGoedemorgen, storingsdienst De Wit, met Mark. Wat is er aan de hand?
Veelgestelde vragen
Hoeveel lagen mag een keuzemenu hebben?
In Compleet kun je keuzemenu's in meerdere lagen bouwen. Voor bellers werkt het best als je het bij één of twee lagen houdt.
Kan ik het menu met mijn eigen stem inspreken?
Ja. Je kiest per melding tekst-naar-spraak of je uploadt een eigen opname.
Kan een toets naar een extern nummer gaan?
Ja, in Compleet kun je ook naar externe nummers routeren, bijvoorbeeld naar een vaste partner.
Wat gebeurt er als de beller niets kiest?
Dat stel je zelf in. Je kunt de beller bijvoorbeeld naar een vaste afdeling of collega sturen.
Is een keuzemenu hetzelfde als de AI-assistent?
Nee. Een keuzemenu werkt met toetsen. De AI-assistent is een aparte propositie die natuurlijke gesprekken voert.