Pieken zonder gemiste klanten
Elke organisatie kent drukke momenten: maandagochtend, net na een mailing, als het eerste vriesweer valt. Zijn alle collega's dan in gesprek, dan hangt een deel van de bellers op en belt een ander bedrijf.
Een wachtrij vangt die piek op. De beller weet dat hij aan de beurt komt en hoe lang het ongeveer duurt. Jouw team werkt de gesprekken op volgorde af, zonder terugbellijst die aan het eind van de dag nog openligt.
Zo werkt een wachtrij
- 1De beller komt binnenNa de welkomstmelding of het keuzemenu gaat het gesprek naar de wachtrij van de afdeling.
- 2Hij hoort muziek en zijn positieWachtmuziek en positie- of wachtmeldingen laten weten dat het gesprek niet is vergeten.
- 3De eerste vrije medewerker neemt opZodra iemand in het team vrij is, wordt de langst wachtende beller doorverbonden.
- 4Te lang? Dan de fallbackNa de maximale wachttijd gaat het gesprek naar de route die jij instelt, bijvoorbeeld de voicemail of een andere collega.
Voor wie het werkt
De klantenservice van een webwinkel
Rond de feestdagen stromen de vragen binnen. De wachtrij houdt bellers vast tot een van de drie medewerkers vrij is.
De huisartsenpost-achtige praktijk
Tussen acht en tien uur belt iedereen tegelijk. Bellers horen hun positie en weten dat ophangen niet nodig is.
Het verhuurbedrijf
Na vijf minuten wachten gaat het gesprek naar de voicemail, zodat niemand eindeloos in de lijn blijft hangen.
Wat je instelt
- Welke medewerkers of welk team de wachtrij bedient.
- Wachtmuziek en de positie- of wachtmeldingen.
- De maximale wachttijd.
- De fallback na die wachttijd: bijvoorbeeld voicemail, een andere afdeling of een extern nummer.
- Meldingen met je eigen stem, via tekst-naar-spraak of een eigen opname.
Pakket en prijs
Echte wachtrijen zitten in Compleet (€ 49,95 per maand, exclusief btw), samen met keuzemenu's, afdelingen en openingstijden per route. Medewerkers zijn inbegrepen, zonder prijs per gebruiker.
In Groei gaan bij een gesprek meerdere telefoons tegelijk of op volgorde over, maar is er geen wachtrij. Merk je dat bellers ophangen omdat iedereen bezet is, dan is dat het moment om naar Compleet te gaan.
- TelefoonsysteemAl onze medewerkers zijn in gesprek. U bent nummer twee in de wachtrij.
- Telefoonsysteem(wachtmuziek)
- TelefoonsysteemU bent nu de volgende. Een moment geduld.
- MedewerkerGoedemiddag, klantenservice, met Fatima. Fijn dat u even wachtte.
Veelgestelde vragen
Hoort de beller hoeveel mensen er voor hem zijn?
Ja, je kunt positie- en wachtmeldingen instellen, zodat de beller weet waar hij staat.
Kan ik eigen wachtmuziek gebruiken?
Je stelt de wachtmuziek in bij de wachtrij. Meldingen kun je inspreken met tekst-naar-spraak of als eigen opname uploaden.
Wat gebeurt er als niemand opneemt?
Na de maximale wachttijd gaat het gesprek naar de fallback die je hebt ingesteld, zoals de voicemail of een andere route.
Kan elke afdeling een eigen wachtrij hebben?
Ja. In Compleet richt je afdelingen en teams in, elk met een eigen route en openingstijden.
Zit een wachtrij in Groei?
Nee. Wachtrijen zitten in Compleet. Groei laat meerdere medewerkers tegelijk of op volgorde bellen.