Wat een welkomstmelding oplost
Belt iemand een bedrijf voor het eerst, dan twijfelt hij in de eerste seconden: heb ik het goede nummer? Zonder melding hoort hij alleen overgaan, en daarna een stem die soms haastig of buiten adem opneemt.
Een welkomstmelding geeft rust aan beide kanten. De beller hoort meteen je bedrijfsnaam. Wie opneemt, heeft een paar tellen extra om te gaan zitten of het werk neer te leggen. Werk je met meerdere mensen, dan klinkt het begin van het gesprek ook altijd hetzelfde, wie er ook opneemt.
Zo zet je hem aan
- 1Schrijf een korte tekstHoud het bij één of twee zinnen: je bedrijfsnaam en een begroeting. Een lange melding laat de beller onnodig wachten.
- 2Stel de melding inIn het portaal zet je de welkomstmelding aan voor je nummer.
- 3Bel jezelfBel je zakelijke nummer om te horen hoe het klinkt. Wijzigingen gelden direct voor het volgende gesprek.
Voorbeeldteksten
Tandartspraktijk
Welkom bij Tandartspraktijk De Linde. Een moment, u wordt zo geholpen.
Aannemersbedrijf
Goedendag, u belt met Bouwbedrijf Hoekstra. We verbinden u door met de eerste die vrij is.
Accountantskantoor
Welkom bij Jansen Administratie. Dit gesprek wordt doorgeschakeld naar een van onze adviseurs.
Pakket en mogelijkheden
De welkomstmelding zit in Groei (€ 34,95 per maand, exclusief btw). Daar combineer je hem met openingstijden, meerdere medewerkers en een zakelijke voicemail buiten openingstijden.
In Compleet (€ 49,95) kun je meldingen inspreken met je eigen stem: kies tekst-naar-spraak of upload een eigen opname. Daar wordt de welkomstmelding vaak de opstap naar een keuzemenu of wachtrij.
Tips en grenzen
- Korter is beter: de beller wil iemand spreken, niet luisteren.
- Noem in de welkomstmelding geen tijden of acties die snel verouderen.
- Ga je met een keuzemenu werken, dan begint dat na de welkomstmelding; keuzemenu's zitten in Compleet.
- In Basis is er geen welkomstmelding: de beller hoort direct overgaan.
Veelgestelde vragen
Hoe lang mag een welkomstmelding zijn?
Houd het bij één of twee korte zinnen. Elke seconde melding is een seconde dat de beller wacht.
Kan ik de melding met mijn eigen stem inspreken?
Meldingen met je eigen stem, via tekst-naar-spraak of een eigen opname, zitten in Compleet.
Hoort de beller de welkomstmelding ook buiten openingstijden?
Buiten openingstijden gaat het gesprek naar de zakelijke voicemail. Wat de beller daar hoort, stel je apart in.
Wat is het verschil met voice whisper?
De welkomstmelding is voor de beller. Voice whisper hoor alleen jij, op het moment dat je opneemt.
Kan ik de tekst later nog aanpassen?
Ja, je past de melding aan in het portaal en de nieuwe versie geldt direct voor het volgende gesprek.