Wat zijn openingstijden in een telefooncentrale?
Een telefooncentrale in de cloud kijkt bij elk gesprek naar de klok. Je stelt per dag in wanneer je open bent, bijvoorbeeld maandag tot en met vrijdag van 8.30 tot 17.00 uur. Binnen die tijden volgt het gesprek de normale route. Daarbuiten volgt het een andere route die je zelf kiest.
Dat is iets anders dan je telefoon op stil zetten. De centrale beslist, niet je toestel. Daardoor werkt het ook als gesprekken naar meerdere collega's of naar mobiele telefoons gaan.
Wat bellers buiten openingstijden kunnen horen
| Optie | Wat de beller ervaart | Geschikt als |
|---|---|---|
| Melding met openingstijden | Een korte melding dat je gesloten bent en wanneer je bereikbaar bent | Je geen berichten buiten werktijd wilt |
| Zakelijke voicemail | De beller kan een bericht inspreken | Je wilt geen vraag missen |
| Doorschakelen naar een dienstnummer | Het gesprek gaat naar een collega met dienst | Je storingsdienst of spoed hebt |
| AI-assistent | Een assistent neemt op en helpt of noteert de vraag | Je veel gesprekken buiten werktijd krijgt |
Feestdagen en afwijkende dagen
Gewone openingstijden zijn een weekpatroon. Maar elk jaar zijn er dagen die afwijken: Koningsdag, Hemelvaart, kerst, een bedrijfsuitje of een dag waarop je eerder sluit. Een goede telefooncentrale laat je die uitzonderingen vooraf instellen, zodat je het niet op de dag zelf hoeft te regelen.
Geef bellers op zo'n dag een passende melding. 'We zijn vandaag gesloten vanwege Hemelvaart, morgen zijn we weer bereikbaar' is duidelijker dan de standaardmelding buiten openingstijden.
Openingstijden instellen in vijf stappen
- 1Leg je weekpatroon vastBepaal per dag van de week wanneer je telefonisch bereikbaar bent. Dat hoeft niet gelijk te zijn aan je kantoortijden.
- 2Kies de route buiten openingstijdenMelding, voicemail, dienstnummer of een combinatie.
- 3Schrijf je meldingenKort, met je bedrijfsnaam en wanneer je weer bereikbaar bent.
- 4Plan feestdagen en uitzonderingenZet de vaste feestdagen en bekende afwijkingen er alvast in.
- 5Test op een rustig momentBel je nummer net buiten openingstijden en controleer wat je hoort.
Openingstijden per afdeling
In grotere bedrijven zijn niet alle afdelingen tegelijk open. De verkoop is misschien tot 17.00 uur bereikbaar, terwijl de serviceafdeling ook 's avonds een storingslijn heeft. Dan wil je openingstijden niet voor het hele nummer, maar per route of per afdeling instellen.
Dat werkt meestal samen met een keuzemenu: de beller kiest een onderwerp, en per keuze gelden eigen openingstijden en een eigen route buiten werktijd.
Een voorbeeld uit de praktijk
Neem een klein administratiekantoor met drie medewerkers. Op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur gaan alle drie telefoons tegelijk over. Op vrijdag sluit het kantoor om 16.00 uur. Buiten die tijden hoort de beller een korte melding met de openingstijden en kan hij een bericht inspreken, dat als opname in de gedeelde mailbox binnenkomt.
Rond de jaarwisseling is het kantoor een paar dagen dicht. Die dagen staan vooraf ingepland als afwijkende dagen, met een eigen melding. Niemand hoeft er op 24 december aan te denken.
Tips voor bereikbaarheid
- Zet je telefonische openingstijden ook op je website en in je bedrijfsvermeldingen, zodat ze overal hetzelfde zijn.
- Communiceer wanneer je terugbelt als iemand een bericht inspreekt.
- Controleer je instellingen bij elke wijziging in je werktijden en voor vakantieperiodes.
- Gebruik een voicemail buiten openingstijden als klanten anders bij een concurrent bellen.
Openingstijden bij Dutchify Telefoon
Openingstijden zitten in Groei (€ 34,95 per maand) en Compleet (€ 49,95 per maand). In Groei stel je je openingstijden, afwijkende dagen en feestdagen in, met een welkomstmelding en een zakelijke voicemail buiten openingstijden. De opname ontvang je in je e-mail.
In Compleet stel je openingstijden en feestdagen ook per afdeling of route in, zodat bijvoorbeeld je servicelijn andere tijden heeft dan je verkoop. In Basis zijn geen openingstijden: gesprekken gaan altijd naar je mobiel. Wijzigingen in het portaal gelden direct voor het volgende gesprek.
Veelgestelde vragen
Gaat mijn telefoon dan nooit meer over buiten werktijd?
Niet via je zakelijke nummer, als je dat zo instelt. Bellers krijgen dan een melding of de voicemail. Privégesprekken op je mobiel gaan gewoon door.
Kan ik feestdagen vooraf instellen?
Bij de meeste zakelijke telefooncentrales wel. Bij Dutchify Telefoon stel je in Groei en Compleet afwijkende dagen en feestdagen vooraf in.
Kan elke afdeling eigen openingstijden hebben?
Dat kan bij centrales met routering per afdeling. Bij Dutchify Telefoon zit dat in Compleet.
Wat hoort een beller als ik gesloten ben?
Dat bepaal je zelf: een melding met je openingstijden, een voicemail, of een doorschakeling naar een collega met dienst.
Moeten mijn telefonische openingstijden gelijk zijn aan mijn kantoortijden?
Nee. Veel bedrijven zijn telefonisch korter bereikbaar dan ze werken, zodat er ook tijd is om rustig te werken. Zorg wel dat de tijden op je website kloppen met je instellingen.