Wat is een zakelijke voicemail?

Zakelijke voicemail of mobiele voicemail?

Als je zakelijke gesprekken doorschakelt naar je mobiel, komen gemiste gesprekken standaard op je eigen mobiele voicemail terecht. Dat werkt, maar die voicemail is dezelfde voor je moeder, je vrienden en je klanten. Je begroeting moet voor iedereen passen.

Een zakelijke voicemail draait in de telefooncentrale van je zakelijke nummer. Die heeft een eigen begroeting, eigen regels en eigen meldingen.

Wanneer een zakelijke voicemail het verschil maakt

• Je werkt met meer mensen en wilt dat berichten niet bij één persoon blijven hangen.
• Je wilt buiten werktijd een duidelijke melding met je openingstijden.
• Je wilt berichten kunnen doorsturen of bewaren, bijvoorbeeld als opname in je mailbox.
• Je wilt je privévoicemail echt privé houden.

Zo werkt een zakelijke voicemail

1. 1Niemand neemt op of het is buiten werktijdDe centrale bepaalt aan de hand van je instellingen dat het gesprek naar de voicemail gaat.
2. 2De beller hoort je begroetingBijvoorbeeld met je bedrijfsnaam, je openingstijden en wanneer je terugbelt.
3. 3De beller spreekt een bericht inHet bericht wordt opgeslagen in de omgeving van je zakelijke nummer.
4. 4Je krijgt het bericht binnenVaak als audiobestand per e-mail, zodat je het overal kunt beluisteren en kunt doorsturen.

Een goede voicemailtekst schrijven

Een voicemailbegroeting is kort en praktisch. De beller wil weten of hij goed zit, wat hij moet doen en wanneer hij iets hoort.

• Noem je bedrijfsnaam in de eerste zin.
• Zeg waarom je niet opneemt: buiten openingstijden, of in gesprek.
• Vertel wanneer je bereikbaar bent of terugbelt.
• Vraag om naam, nummer en een korte omschrijving van de vraag.
• Houd het onder de twintig seconden.

Voorbeeldteksten

Berichten snel opvolgen

Een voicemail is pas nuttig als je er iets mee doet. Een beller die een bericht inspreekt, verwacht een reactie. Spreek daarom af wie de berichten beluistert en binnen welke tijd er wordt teruggebeld. Een bericht dat drie dagen blijft liggen, doet meer kwaad dan een telefoon die niet wordt opgenomen.

Ontvang je berichten als opname in je e-mail, dan kun je ze in je gewone werkstroom opnemen: doorsturen naar de juiste collega, markeren als afgehandeld of koppelen aan een klantdossier. Belangrijk is dat er één plek is waar het team ziet welke berichten nog open staan.

Privacy en bewaren

Een voicemailbericht is een opname van iemands stem en vaak ook van persoonlijke gegevens zoals een naam en telefoonnummer. Ga er daarom zorgvuldig mee om: bewaar berichten niet langer dan nodig en deel ze alleen met collega's die ze nodig hebben. Let er ook op wie toegang heeft tot de mailbox waar opnames binnenkomen.

Zakelijke voicemail bij Dutchify Telefoon

Een zakelijke voicemail zit in Groei (€ 34,95 per maand) en Compleet (€ 49,95 per maand). Buiten je openingstijden gaat het gesprek naar je zakelijke voicemail, en de opname ontvang je in je e-mail. Voicemails worden per klant opgeslagen en alleen via het portaal beschikbaar gemaakt.

In Basis is er geen Dutchify-voicemail: een gemist gesprek gaat daar naar je eigen mobiele voicemail. Wil je later een zakelijke voicemail, dan stap je over naar Groei met hetzelfde nummer.